采购部管理制度及流程(采购管理制度与工作流程)

贡娇嘉
导读 大家好,霖霖来为大家解答以上问题。采购部管理制度及流程,采购管理制度与工作流程很多人还不知道,现在让我们一起来看看吧!  1、总则

大家好,霖霖来为大家解答以上问题。采购部管理制度及流程,采购管理制度与工作流程很多人还不知道,现在让我们一起来看看吧!

  1、总则

  为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

  2、采购部经理职责:

  1)负责组织公司所销售产品的采购

  2)对库房的管理工作负责。

  3)做好销售员与供方之间的联系工作。

  4)帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

  5)对本部门员工制度执行情况负责。

  6)对本部门员工的专业知识培训负责。

  7)对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

  8)严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

  9)负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。

  3、库管员职责:

  1)早盘查(点货备发)、晚清帐(当日工作当日完)。

  2)提供及时准确的货物,做好后勤保障。具体要求:订单一发,必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态,即时登报信息,直至合同完成、存档。

  3)负责库房日常管理事务。

  4)检查库存产品状况。

  5)按规定收发物料。

  6)物料进库储位的筹划与排放,

  7)填写库房相关数字登录到ERP。

  8)配合盘点库房产品工作的具体执行。

  9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。

  10)对来料来货及时入库,储放安全以防倒塌、遗失或变质。

  11)维护和管理搬运工具。

  4、流程:

  1)采购流程:

  A收到销售部从ERP发来的订单

  B审批确认

  C询价、比价

  D采购部经理审批(重大合同向公司领导请示)

  E签订采购合同

  F复印后,将原始合同整理装订年末存档

  2)付款流程:

  A在ERP内录入付款申请单

  B采购部经理审核

  C副总经理审批

  D财务部付款。

  3)收货流程:

  A直发:

  a.根据合同执行进程督促供货方按期交货

  b.供货方传真提货单

  c.通知销售内勤已发货

  d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认

  e.采购员办理入库手续

  f.销售部内勤办理相应的出库手续

  B转发:

  a.根据合同执行进程督促供货方按期交货

  b.供货方传真或邮寄提货单

  c.通知办公室相关人员提货

  d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续

  e.采购员清点货物并办理ERP入库手续

  4)收进项发票流程:

  a.催供货方开具发票

  b.核对开票内容

  c.录入ERP

  d.将发票交财务部签收。

  5)出库流程:

  a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请

  b.库管员备货并复核

  c.交办公室发货

  d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤

  5、采购管理制度:

  1)建立好供方及用户档案,并做好工作记录。

  2)建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。

  3)建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表。

  4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划。

  5)签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤

  6)所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。

  7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后,及时按操作规程准确登录ERP。

  8)采购部每月5日前,将上一月的采购合同编号整理成册

  9)违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。

  6、库房管理制度:

  1)库房由专人管理,各种货物登记,做到帐物相符,非库房管理人员不得私自进入库房,拒绝任何人在库房逗留。

  2)保持库房的`整洁、有序。库区禁止吸烟,杜绝烟火隐患,如有违反罚款100元。

  3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。

  4)任何出入库物品都要履行手续,见单发货,领用登记。

  5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单(一式两份)和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。

  6)接到出库申请后根据合同内容进行备货,并由领货人签字方可办理出库。

  7)出库返回单,应由销售内勤保管(需方签字)。

  8)对客户所需样品及实验品,库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。退回后应妥善保管。

  9)库管员每月第三周的周六对库房盘点,并将盘点结果在次日报副总经理。

  10)违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。

  采购员岗位职责

  1、在采购经理的直接领导下,严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

  2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌,落实到人。

  3、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案,并与业务部门达成共识。

  4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家,控制降低采购成本,对供应商进行管理及考评,每年按一定比例更新供应商(形成表单)。

  5、承担所负责区域产品项目的标书制作、现场答议、评委协调等与投标有关一切事宜,对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下,必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。

  6、协助经理搞好供货渠道建设。

  7、严格执行合同管理规定,要按时签订,不得延误,并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

  8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。

  9、综合调配公司库存资源,订货时掌握好实际库存和在途物料情况,在有库存的情况下要以先出库存为主。

  10、参加本部门员工业务培训。

  11、树立索福公司的专业形象,保证索福公司的名誉不受到侵害。

本文到此结束,希望对大家有所帮助。

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