Gmail收件箱:谷歌十年电子邮件智能革命

仇朋雪
导读 Gmail入门是2004年推出的,现在刚好是2014年十周年。在这十年中,谷歌提炼了从Gmail学到的经验,推出了“收件箱by Gmail”。它想在2004

Gmail入门是2004年推出的,现在刚好是2014年十周年。在这十年中,谷歌提炼了从Gmail学到的经验,推出了“收件箱by Gmail”。它想在2004年推出Gmail,现在刚好是2014年十周年。在这十年中,谷歌提炼了从Gmail学到的经验,并推出了“收件箱(Inbox by Gmail)”,希望使现有的

2014/10/24补充,实际使用后的真实体验教学:完全解密Google收件箱!Gmail测量教学的十大功能转换

电子邮件是你工作中的一个大问题吗?混乱的收件箱里混着重要的工作任务?是新邮件提醒干扰还是催促?许多人认为电子邮件又旧又重,但他们不得不承认,即使到现在,通过电子邮件交流重要的工作任务仍然是比试图获得即时消息更高效的方式。我在《电脑玩物》中分享了不要贸然用即时通讯的便利性取代电子邮件的重要确认意义:我们真的用LINE来谈生意吗?即时护理损害工作效率。

如果你长期关注电脑玩物的文章,你也会发现我多年来一直在分享如何改造邮件工作流程的经验,包括我之前以个人观点解读谷歌执行董事长埃里克施密特的邮件排序技巧,以及以下两篇真正以提高Gmail工作效率为目的的电脑玩物教学文章:

将Gmail邮箱转变为个人时间管理和工作安排系统的10个步骤Gmail Android App你可能不知道的10个邮件效率技巧。我的方法是把Gmail改造成一个时间管理和任务调度系统,因为这才是电子邮件的真正价值。

所以,今天谷歌发布了一个我非常感兴趣的重要新服务:“收件箱(Inbox by Gmail)”,这是一个新设计的谷歌收件箱,其目标是“专注于你真正重要的任务”。它可以帮助您以智能的方式自动整理您的电子邮件,并提供“更智能”的作业调度功能。似乎可以更好的实现我前面提到的把邮件改造成时间管理系统的想法。

目前看来,“收件箱by Gmail”是一项独立的服务,而不是直接取代你的Gmail。然而,“Gmail收件箱”中的邮件内容主要来自您的Gmail电子邮件。您也可以在“收件箱”(Inbox by Gmail)上使用您的Gmail帐户来完成相同的电子邮件发送、接收和管理。

谷歌官方介绍:为你工作的收件箱

在“Gmail收件箱”的新界面上,我们将能够获得结合时间管理的智能邮件排序方法。下面,我将逐一介绍Google显示的功能。

现在“Gmail收件箱”向所有人开放,供他们申请测试。它有web端、Android和iPhone的App,只要被邀请就可以试用。

“Gmail收件箱”网页版“Gmail收件箱”Android应用程序“Gmail收件箱”iPhone应用程序

“Gmail收件箱”的口号是迎接你全新的收件箱。

谷歌表示,这项新服务来自他们从Gmail用户那里学到的经验,希望利用这样一项智能服务来帮助用户真正专注于电子邮件管理中的重要事情。

我总是提到关于智能服务的部分。在我看来,“收件箱by Gmail”拥有全新的界面和出色的排序,最关键的技术增强是一个类似“Google Now”的助手。只是这一次,这个谷歌助手会帮你整理邮件。

你的虚拟秘书会自动帮你整理工作和生活中的邮件,自动提醒你重要的邮件内容,并根据你的邮件需求为你提供额外的信息协助。比如你在邮件里提到你要订餐厅,这个助手就会加上你的电话号码!

也就是让我们把繁琐的邮件整理工作交给智能秘书“收件箱by Gmail”,我们可以腾出更多的时间去处理真正重要的任务。

1.自动整理不同需求的邮件。去年,Gmail推出了“自动整理收件箱”的功能,“Gmail收件箱”扩展了这一功能。你的邮件会被自动分类到工作、购物和旅行目的中,这样你的收件箱就不再混乱,你可以在正确的时间做正确的事情。

也可以自己设置一个新的排序原则。“通过Gmail的收件箱”将学习如何处理电子邮件,就像一个真正的秘书一样,并使自动邮件分类越来越符合你的需求。

2.主动总结邮件中的关键内容“收件箱(Inbox by Gmail)”的主屏幕看起来像一面社交涂鸦墙。为什么不是传统的邮件头列表?因为“收件箱by Gmail”会自动汇总每封邮件的重要内容,直接在信息墙上为你提供重要信息,甚至让你不用进入邮件就能立即做出反应。

就像秘书能做的一样,把邮件里的关键信息汇报给老板就行了!

如果这封邮件是餐厅预订邮件,餐厅的照片、预订时间和前往餐厅的导航按钮将直接汇总在“通过Gmail发送的收件箱”信息墙上。

如果这封邮件来自朋友的照片分享,就会直接摘要出里面的照片内容。

3.「聪明的」建立你的待办任务

「Inbox by Gmail」也超越传统邮件信箱的基本作用,很多人使用电子邮件的目的是交办重要任务,那么「Inbox by Gmail」就让自己也提升为一个待办清单的时间管理系统。

这可以说是多年来和Gmail加在一起的「Google工作表」,终于以一种更加智能化的方式完全融合到Gmail邮件系统中。

怎么说呢?除了可以帮已经收到的邮件设定任务提醒外,甚至可以直接在「Inbox by Gmail」中新增一个单纯的任务,所谓的Inbox收件匣,收集的不只是你的邮件,也是你所有的待办清单。

而且在「Inbox by Gmail」新增任务时,我们可以直接输入类似「我想订餐厅」,这时候「Inbox by Gmail」会主动建议你常去的餐厅,让你直接选择想要订位的店家,而且当你选择一家餐厅后,「Inbox by Gmail」还会自动加上餐厅电话、营业时间。

也就是说我在新增一件任务时,我可以最简单的输入目标,「Inbox by Gmail」会像一位尽心尽力的秘书一样把所有跟任务相关的资讯自动附加到任务上。

4. 提醒与延后提醒,聚焦在今日的任务

邮件处理中,延迟提醒是最重要的手法。

而在「Inbox by Gmail」里,Google正式帮Gmail加上的延迟提醒的功能,让重要但不是今天要做的邮件或任务,暂时先移出清单,等到时间到达时再出现。

我们也可以看到「Inbox by Gmail」收件匣的显示方式是聚焦在「今天要做的事情」,这也是我认为最好的邮件整理方式。

5. 当然,Google的Material Design全新介面

「Inbox by Gmail」的介面也完全採用Google提出的Material Design设计,在网页、App上拥有一致但有弹性的操作流程,有清楚的预览图展示重要邮件内容,甚至在摘要里直接提供你需要的反应按钮,用颜色区分不同类型工作,而右下方的大大按钮则让你新增邮件与任务。

右上方的搜寻,则让你搜寻所有的工作与联络资料。

小结:

在电脑玩物的「一人之力为何有团队之效?我的Google圆心工作策略 」一文中,我分享的是如何利用Google各个服务搭建一套云端工作的最佳化流程,而其中核心的「任务处理中心」就是Gmail。

今天推出的「Inbox by Gmail」,让这个核心任务处理系统更加强大、聪明,而有兴趣的朋友,别忘了立刻上「Inbox by Gmail」申请测试喔。

本文获电脑玩物授权刊登,原文于此

Photo Credit: Ben Grey @Flickr CC BY SA 2.0

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